Conserver une pièce pour chaque opération
Une dépense ou une vente doit pouvoir être rapprochée de son justificatif. Vérifiez que les factures reçues arrivent au bon endroit et que les factures émises restent accessibles. Une pièce manquante ou illisible crée du travail au moment de la déclaration ou de la clôture.
Distinguer régime de TVA et activité
La franchise en base, une opération exonérée et une vente soumise à TVA ne décrivent pas la même situation. Ne déduisez pas le traitement fiscal d’une vente du seul intitulé de votre entreprise. Notez les cas inhabituels et demandez à votre comptable de confirmer leur traitement avant d’automatiser la facturation.
Transmettre des données compréhensibles
Le cabinet comptable a besoin de pièces complètes et d’un contexte : client, date, nature de l’opération, paiement et éventuelle correction. Convenez d’un rythme d’échange et d’un moyen de signaler les anomalies. Un logiciel ne remplace pas la vérification de ces informations à la source.
Les questions à poser dans votre entreprise
- Quels documents doivent être transmis chaque mois à la comptabilité ?
- Quelles opérations ont un traitement de TVA différent de vos ventes habituelles ?
- Comment signaler une facture corrigée ou un paiement partiel ?
Pour approfondir ce sujet, consultez Obligations comptables d’une société — Service Public.